HRIS atau Human Resources Information System merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola informasi SDM pada sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam pengelolaannya, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan sebuah tools.
Tools yang dimaksud adalah platform yang digunakan sebagai wadah untuk mengelola informasi atau data SDM. Baik secara manual maupun otomatis.
Namun apakah Anda tahu, di era serba internet ini menggunakan tools otomatis seperti software HRIS memiliki lebih banyak manfaat dibanding dengan cara konvensional.
Apa saja sebenarnya manfaat dari menggunakan software HR atau HRIS dibanding dengan sistem manual?
Mempermudah Audit
Sistem pada software HRIS yang sangat runut dan terbuka membuat perusahaan bisa melakukan audit tata kelola HR dengan mudah.
Sistem konvensional yang tertutup dan cenderung mudah dimanipulasi seringkali menyulitkan bagi perusahaan apalagi jika hendak melakukan audit. Sistem konvensional juga sangat rawan kecurangan terutama dalam mengakali absensi atau gaji.
Contohnya masalah absensi. Dengan software HR, manajemen bisa melakukan pelacakan absensi secara real-time dan otomatis langsung terintegrasi dengan sistem payroll. Sehingga lebih mudah diketahui apabila terdapat praktik kecurangan.
Berbeda dengan sistem konvensional dimana Anda perlu memindahkan data absensi ke sistem perhitungan payroll dimana tidak ada akses otentikasi dan mudah diakses oleh orang-orang yang tidak bertanggung-jawab.
Sistem terintegrasi antar platform dan pekerjaan yang sistematis dan terbuka membuat sistem pada software HR lebih ramah keamanan dibanding sistem konvensional.
Ketersediaan Data
Di era serba digital, ketersediaan data menjadi penting untuk mengembangkan perusahaan baik secara internal maupun eksternal dan data karyawan menjadi salah satunya.
Ketersediaan dan keterbukaan data karyawan berguna untuk mengembangkan perusahaan secara internal.
Dengan data karyawan, perusahaan bisa melakukan analisis dan evaluasi kinerja, evaluasi budaya kerja, turnover karyawan, atau bahkan hal yang menyangkut dengan arus kas perusahaan.
Pemanfaatan data seperti ini hanya bisa dilakukan oleh sistem teknologi seperti software HR.
Selain itu, pemanfaatan data juga memberikan manfaat bagi karyawan. Di mana karyawan bisa dengan mudah memenuhi kebutuhannya sebagai karyawan. Misalnya saja cuti, pinjaman, atau hanya sekedar mengajukan komplain.
Jaminan Keamanan
Dengan adanya teknologi yang terintegrasi, data-data terkait perusahaan juga terjamin keamanannya. Tidak ada lagi process gap antara sistem satu ke lainnya yang bisa menjadi potensi kejahatan terhadap data.
Selain itu, sistem pada software HR juga dilengkapi dengan sistem otentikasi dimana hanya orang-orang yang memiliki kewenangan merubah data yang bisa mengakses sistem-nya.
Baca Juga : Manajemen Inventory Terbaik, Temukan Solusinya Disini
Selain itu, karena data diolah secara langsung atau real-time, perusahaan tidak perlu khawatir apabila terjadi kehilangan atau kerusakan data karena sekalinya masuk, maka data langsung diolah ke dalam sistem.
Berbeda jika pengolahan dan pengarsipan data dilakukan secara manual yang kapanpun bisa mengalami kerusakan atau kehilangan.
Efektifitas Pekerjaan HR
Pernahkah Anda terpikir bahwa tugas HR sesungguhnya bukan hanya mengelola karyawan namun secara strategis mampu mengembangkan karyawan?
Dengan cara konvensional, sepertinya hampir tidak ada kesempatan bagi HR untuk berperan secara strategis mengembangkan karyawan karena sehari-hari disibukkan dengan kegiatan rutin seperti kelola payroll atau data karyawan.
Berbeda jika perusahaan sudah mengandalkan software HR. Dengan adanya teknologi seperti software HR, karyawan HRD bisa menghemat waktu hingga 60% dalam mengelola karyawan. Sehingga waktu “bonus” tadi bisa dilakukan karyawan HRD untuk melakukan pekerjaan strategis.
Selain itu, seringkali di akhir bulan atau mendekati masa-masa penggajian, karyawan HR sering dibuat sibuk. Hal itu berbeda jika Anda melakukannya dengan software HR karena data yang masuk langsung diolah pada perhitungan gaji. Sehingga karyawan HR tidak perlu lagi sibuk di waktu-waktu deadline.
Itulah 4 manfaat gunakan HR software dibanding dengan cara konvensional. Selain empat poin di atas yang mempermudah perusahaan, menggunakan HR software juga mempermudah karyawan.
Misalnya karyawan bisa dengan mudah absensi di mana pun, mempermudah pengajuan cuti dan reimbursement, hingga mengakses benefit karyawan seperti bayar listrik atau membeli obat.
Jika Anda bingung software HR mana yang terbaik? Anda bisa memilih Talenta sebagai software HR andalan. Cari tahu selengkapnya tentang Talenta dengan mengikuti free demo di sini.
